会議メモから議事録とお礼メールまで、生成AIで仕上げる手順（プロンプト付き）
会議が終わったあとの「議事録を清書して、決まったことを整理して、相手にお礼のメールを送る」。この3つを、手元の走り書きメモ1枚から生成AIで下書きする手順です。
出力例は、この記事の3つのプロンプトを生成AI（Claude）にまとめて入力して得たものです。太字の記号を外した以外は手直ししていません。会議メモは説明用に作ったダミーです。
この手順が向いている人・向いていない人
向いている人
- 会議のたびに議事録やフォローメールを書いていて、毎回ゼロから文章を組み立てている人
- メモは取れるが、清書と整理に時間がかかる人
向いていない人
- 会社のルールで、社外のAIサービスに会議の内容を入力できない人（まず社内の規定を確認してください）
- 発言を一字一句残す必要がある会議（AIは要約するので、細かい言い回しは落ちます）
使うもの
ChatGPT、Gemini、Claude などのAIチャットです。3つとも無料プランがあります（2026年11月11日に各公式の料金ページで確認）。無料プランには回数などの上限があるので、詳しくは各公式ページを見てください。
手順1：メモを貼って議事録の形にする
会議中のメモを、そのまま貼り付けます。箇条書きでも、単語の羅列でもかまいません。
プロンプト（コピー用）
以下は会議中に取った走り書きのメモです。これを議事録に整えてください。
ルール：
- 形式は「日時・参加者・議題・話し合った内容・決定事項・ToDo（担当と期限）・次回」
- メモに書かれていないことは推測で足さない。分からない所は【要確認】と書く
- 敬語は不要、簡潔に
メモ：
（ここに貼る）
大事なのは「メモにないことを足さない」「分からない所は【要確認】」の2行です。これがないと、AIがもっともらしい日付や担当を補ってしまうことがあります。
入力したダミーのメモ
11/10 15時 定例 / 田中、佐藤、自分
新サービスLP 公開日 → 12/1でいく
デザイン修正 2点 佐藤さん 11/20まで
価格表 まだ 田中さん確認中
次回 11/17 同じ時間
出力例
## 定例会議 議事録
日時：11/10 15:00〜（終了時刻【要確認】）
参加者：田中、佐藤、自分
議題：新サービスLPについて
話し合った内容
- LPの公開日：12/1とする
- デザイン修正：2点あり（修正内容【要確認】）
- 価格表：まだ確定していない。田中さんが確認中
決定事項
- 新サービスLPの公開日は12/1
ToDo
| 内容 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| デザイン修正（2点） | 佐藤 | 11/20 |
| 価格表の確認 | 田中 | 【要確認】 |
次回：11/17 15:00〜
メモになかった「終了時刻」「修正の中身」「価格表の期限」の3か所に、ちゃんと【要確認】が付いています。ここを人が埋めれば完成です。
手順2：決定事項とToDoだけを抜き出す
チャットや社内ツールに流すときは、議事録の全文より「決まったこと」と「誰が・何を・いつまでに」だけの方が読まれます。同じ会話の続きで、次のように頼みます。
上の議事録から、チャットに貼る用に「決定事項」と「ToDo（担当・期限）」だけを5行以内で書いてください。
出力例
【決定】新サービスLPの公開日は12/1
【ToDo】デザイン修正2点：佐藤（期限 11/20）
【ToDo】価格表の確認：田中（期限【要確認】）
【次回】11/17 15:00〜
手順3：フォローメールを下書きする
上の議事録をもとに、参加者に送るフォローメールを書いてください。
- 件名もつける
- 決定事項とToDoを箇条書きで入れる
- 【要確認】の項目は、確認をお願いする一文にする
- 丁寧だが短く（本文200字程度）
出力例
件名：【共有】11/10 定例会議のまとめ（新サービスLP）
田中さん、佐藤さん
お疲れさまです。11/10の定例会議の内容を共有します。
■決定事項
・新サービスLPの公開日は12/1
■ToDo
・デザイン修正2点：佐藤さん（11/20まで）
・価格表の確認：田中さん
田中さん、価格表の確認の期限をご教示いただけますでしょうか。
佐藤さん、修正2点の内容に認識違いがないか、念のためご確認をお願いします。
次回は11/17 15:00からです。
引き続きよろしくお願いいたします。
【要確認】だった2つ（価格表の期限、修正の中身）が、それぞれ相手への確認のお願いに変わっています。
よくあるつまずき
- AIが日付や担当を勝手に補う：プロンプトの「推測で足さない」を消すと起きやすくなります。消さずに使ってください。
- メモの略語が誤解される：社内の略語や人の呼び方は、メモの冒頭に「LP＝ランディングページ」のように一行足すと読み違いが減ります。
- 長い会議で要点がぼやける：議題ごとにメモを区切って貼ると、議事録の見出しもそのまま分かれます。
送る前に、人が必ず見るところ
AIの下書きは速いですが、そのまま送るのは危険です。次の3つは毎回自分の目で確認してください。
- 数字・日付・名前：メモの読み違いで日付や担当がずれることがあります。
- 【要確認】の残り：埋め忘れたまま送らない。
- 入れてはいけない情報：取引先の機密や個人情報は、そもそもAIに入力しない。入力した内容が学習に使われるかどうかはサービスや設定によって違うので、各サービスの設定と規約を確認してください。
まとめ
- メモを貼って「メモにないことは足さない、分からない所は【要確認】」と頼むのがコツ
- 議事録 → ToDo抽出 → フォローメールの順に、同じ会話の中で続けて頼むと楽
- 送る前に「数字・日付・名前」「【要確認】」「機密情報」の3点は人が確認する
次の記事では、AI文字起こしツールを使って「メモを取る」部分も減らす方法をまとめる予定です。